Dans le secteur du négoce international, une gestion optimale des importations et des exportations revêt une importance cruciale pour les entreprises. Pour être efficaces, ces échanges doivent être bien organisés, tant au niveau des flux de marchandises qu’au niveau de la documentation. De la déclaration en douane au certificat d’origine en passant par la packing list, et la facture proforma, la liste de documents nécessaires pour les opérations d’import export est longue. À cela s’ajoute un certain nombre d’enjeux auxquels les responsables import export doivent faire face. Pour y répondre, il est possible de s’appuyer sur des solutions de gestion adéquates. Mais avant cela, il convient de comprendre les problématiques liées à l’import et l’export de marchandises.
Comment gérer tous les flux de documentation qui y sont associés ? Comment optimiser les expéditions ? Sur quel outil de gestion logistique s’appuyer ? TRADE.EASY vous donne les clés dans cet article.
Quelles problématiques pour les responsables import export ?
Rôles et problématiques
En adéquation avec la stratégie de l’entreprise, le·la responsable import export coordonne et planifie les flux de marchandises pour assurer l’optimisation de la gestion des stocks de marchandises. Le métier de responsable import export joue un rôle clé dans la satisfaction des clients
Le secteur du négoce international évolue dans un environnement concurrentiel et imprévisible. Il faut également anticiper les demandes et répondre aux attentes des consommateurs. Un enjeu de ce métier est de garantir la fluidité et la sécurité des échanges de marchandises et services internationaux. Il doit pour cela gérer un ensemble de contraintes et de risques, notamment :
- Les délais : les produits doivent être livrés à temps pour répondre aux besoins des clients.
- La qualité : les produits doivent être en bon état à l’arrivée.
- La sécurité : la marchandise doit être protégée contre les dommages, les pertes et les vols.
- Les réglementations : les articles doivent respecter les réglementations en vigueur dans les différents pays concernés.
- Les coûts : les opérations d’import-export doivent être rentables pour l’entreprise
Les compétences requises pour une gestion optimale des opérations import export
Pour assurer une gestion optimale des opérations d’import-export, voici les compétences et les stratégies essentielles
Compréhension approfondie des marchés internationaux
En tant que responsable import-export, il est crucial de connaître l’ensemble des formalités nécessaires, les moyens de paiement, les réglementations en vigueur et les risques associés aussi bien en France qu’à l’échelle européenne et internationale. Chaque territoire a ses propres formalités, et il est important de les maîtriser pour garantir la conformité et l’efficacité des opérations commerciales.
Maîtrise des procédures de dédouanement en fonction du pays de destination
Il est essentiel de comprendre les demandes spécifiques de chaque régime douanier et des formalités douanières en fonction des pays, aussi bien au sein de l’Union européenne qu’à l’international. Cela inclut la gestion des régimes tels que la mise en libre pratique, le transit, l’entrepôt douanier, et les régimes de perfectionnement actif et passif.
Capacité de négociation
Savoir négocier les prix, les délais de livraison et les conditions de contrat avec les fournisseurs sont des éléments cruciaux pour garantir aux clients une expédition des colis dans les temps. Cela implique de développer des compétences en négociation pour obtenir les meilleures conditions tout en assurant la qualité et la ponctualité des livraisons.
Entretien de bonnes relations professionnelles
Entretenir de bonnes relations avec les clients, fournisseurs, sous-traitants et partenaires (transporteurs, transitaires, etc.) est essentiel pour le succès des opérations d’import-export. Des relations positives et professionnelles permettent de résoudre rapidement les problèmes et d’assurer une coopération efficace.
Management d’équipe
Savoir manager une équipe est fondamental, incluant la formation, le développement et l’évaluation des performances des membres de l’équipe. Un bon leadership et des opportunités de formation continue sont nécessaires pour maintenir une équipe motivée et performante.
Rigueur dans la gestion de la chaîne logistique
Faire preuve de rigueur pour maîtriser et suivre l’ensemble de la chaîne logistique est essentiel. Cela implique de s’assurer que les produits arrivent en bon état et à destination, sans négliger aucune étape du processus logistique. Une attention méticuleuse à chaque détail garantit la qualité et la ponctualité des livraisons.
Maitrise des services de vente et d’après-vente
S’engager à offrir d’excellents services de vente et d’après-vente aux clients est crucial. Cela inclut la résolution rapide des problèmes et des plaintes pour garantir la satisfaction des clients et maintenir une réputation positive.
En combinant ces compétences et stratégies, un responsable import-export peut gérer efficacement les opérations internationales, assurer la satisfaction des clients et maintenir des relations solides avec tous les partenaires commerciaux.
La bonne gestion des flux : un impératif commercial pour les entreprises
La maîtrise des flux logistiques est essentielle pour toute entreprise, pour l’importation comme l’exportation. Elle entraîne des retombées positives sur les maillons de la supply chain, dont elle facilite la coordination. L’optimisation des flux de marchandises entraîne ainsi un certain nombre d’avantages commerciaux.
Réduction des coûts de stockage et de transport
Les coûts de stockages sont les principaux postes de dépenses dans le secteur du négoce international. En optimisant la gestion des flux import-export, l’entreprise peut avoir une meilleure visibilité sur l’état de ces stocks, optimiser la gestion des entrepôts et améliorer la gestion des retours de produits. Tout cela contribue à des réductions des coûts de stockage et d’exploitation. En outre, une meilleure gestion du stock réduit considérablement les coûts liés au transport, ce qui renforce, à terme, la rentabilité.
Amélioration de la satisfaction des clients
Le management des flux suppose la mise en place d’outils digitaux qui favorisent le suivi des livraisons et la traçabilité des produits. Cet aspect simplifie le partage d’informations entre l’entreprise et les clients, et réduit le temps de livraison et les éventuels retards. Il s’agit d’un critère essentiel chez les clients qui, s’ils disposent des bonnes informations au bon moment, seront satisfaits (et certainement fidèles).
Anticipation des risques
Une maîtrise des flux d’import-export avec un logiciel adapté fluidifie la circulation en temps réel des informations et l’accès aux documents. Dans ces conditions, les risques de retards de livraisons, la perte de marchandises, et tout autre problème d’approvisionnement sont anticipés et évités.
Optimiser la gestion documentaire de vos imports et exports
Facture proforma, bon de commande, certificats d’origine, contrat de vente… Les documents liés aux opérations d’import export sont nombreux. Or, dans le monde complexe du négoce international, une gestion optimale de la documentation est indispensable. Elle permet de garantir la conformité, la sécurité et l’efficacité des opérations d’import export. Pour cela, il convient de suivre un certain nombre d’étapes.
Identifiez les documents requis
Lister l’ensemble des documents (commerciaux, logistiques, douaniers) à collecter tout au long du processus de votre opération est indispensable. Définissez bien les étapes et délais auxquels vous devez être en mesure de les présenter.
Optez pour un système de gestion documentaire
Mettez en place un système de gestion documentaire efficace pour suivre, stocker et organiser vos documents. Des logiciels de gestion ou ERP peuvent simplifier ce processus. Ces solutions permettent notamment d’automatiser des tâches récurrentes et de gagner du temps sur des activités à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
Vérifiez les réglementations en vigueur
Assurez-vous de respecter toutes les réglementations douanières et réglementaires en vigueur. Ces règles évoluent régulièrement. Elles incluent la conformité aux normes internationales telles que les Incoterms, ainsi que les règles spécifiques à chaque pays ou type de produits.
Mettez en place de formations du personnel
Si vous optez pour une solution logicielle, mettez en place des formations afin que vos collaborateurs puissent se familiariser avec les outils. La conduite du changement est très importante ! Les futurs utilisateurs doivent comprendre l’intérêt et les avantages de travailler sur un nouveau logiciel afin qu’ils l’intègrent au mieux dans leurs processus de travail.
Pensez au stockage et à l’archivage
Conservez soigneusement vos documents pendant la période requise par la législation. Les systèmes de gestion documentaire numérique facilitent le stockage et l’archivage à long terme.
Optimiser la gestion documentaire de vos imports et exports
Facture proforma, bon de commande, certificats d’origine, contrat de vente… Les documents liés aux opérations d’import export sont nombreux. Or, dans le monde complexe du négoce international, une gestion optimale de la documentation est indispensable. Elle permet de garantir la conformité, la sécurité et l’efficacité des opérations d’import export. Pour cela, il convient de suivre un certain nombre d’étapes.
Identifiez les documents requis
Lister l’ensemble des documents (commerciaux, logistiques, douaniers) à collecter tout au long du processus de votre opération est indispensable. Définissez bien les étapes et délais auxquels vous devez être en mesure de les présenter.
Optez pour un système de gestion documentaire
Mettez en place un système de gestion documentaire efficace pour suivre, stocker et organiser vos documents. Des logiciels de gestion ou ERP peuvent simplifier ce processus. Ces solutions permettent notamment d’automatiser des tâches récurrentes et de gagner du temps sur des activités à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
Vérifiez les réglementations en vigueur
Assurez vous de respecter toutes les réglementations douanières et réglementaires en vigueur. Ces règles évoluent régulièrement. Elles incluent la conformité aux normes internationales telles que les Incoterms, ainsi que les règles spécifiques à chaque pays ou type de produits
Mettez en place de formations du personnel
Si vous optez pour une solution logicielle, mettez en place des formations afin que vos collaborateurs puissent se familiariser avec les outils. La conduite du changement est très importante ! Les futurs utilisateurs doivent comprendre l’intérêt et les avantages de travailler sur un nouveau logiciel afin qu’ils l’intègrent au mieux dans leurs processus de travail.
Pensez au stockage et à l’archivage
Conservez soigneusement vos documents pendant la période requise par la législation. Les systèmes de gestion documentaire numérique facilitent le stockage et l’archivage à long terme.
Un logiciel spécialement conçu pour la gestion import export
Coordonner l’importation et l’exportation de marchandises à l’international implique de nombreuses opérations administratives et logistiques. Et la bonne circulation des informations entre tous les services de votre entreprise. Toutefois, le suivi des opérations peut vite devenir fastidieux. À ce stade, il est nécessaire de s’équiper d’un outil spécialisé dans la gestion d’entreprise. C’est notamment le cas de TRADE.EASY. Ce logiciel made in France dispose d’un module dédié à l’import export. Grâce à ses fonctionnalités et nos connaissance métier, vous pouvez facilement suivre vos commandes, vos formalités, tracker vos expéditions…
Mieux gérer la documentation
TRADE.EASY permet d’éditer certains documents indispensables comme la proforma, la packing list ou la facture. Tout autre document peut être importé (déclaration en douane, documents de transport, etc.). Votre liasse documentaire est alors centralisée par affaire. Si vous souhaitez des modèles de documents bien particuliers, nous pouvons les créer sur mesure.
Manager l’équipe logistique
Toutes vos affaires sont centralisées dans l’outil ainsi que leur suivi, de la création de la commande à sa livraison finale des articles. Chaque collaborateur gère les affaires qui lui sont affectées, et le manager peut avoir une vision globale de l’activité. En cas d’absence d’une personne de l’équipe, la prise en main de ses dossiers se fait simplement.
Mieux piloter au quotidien pour améliorer la stratégie commerciale
Un outil de gestion efficace permet aux entreprises du secteur du commerce international de mieux piloter leurs flux de marchandises et d’améliorer leur stratégie commerciale. Avec TRADE.EASY vos processus sont automatisés. Grâce aux fonctionnalités de notre outil, vous gérez l’ensemble des processus impliquant les clients de votre entreprise : la relation clients et la prise de commandes jusqu’à leur facturation. Vos données et informations sont centralisées et facilement accessibles grâce à sa conception en mode SaaS. Question sécurité, TRADE.EASY est hébergé dans notre datacenter privé, situé en France et certifié ISO27001 et HDS.
Conclusion
Maîtriser vos flux et vos documents d’import-export constitue un investissement essentiel pour toute entreprise souhaitant réussir sur le marché international. L’import-export est un domaine complexe et en constante évolution, ce qui rend crucial de rester informé des dernières réglementations, tendances et pratiques du marché. Pour cela, il est recommandé de suivre les bonnes pratiques et de s’appuyer sur les outils adéquats.
