Afin de répondre plus efficacement aux besoins de nos utilisateurs, notre équipe a repensé totalement le suivi des expéditions dans TRADE.EASY. Une nouvelle fonctionnalité pour retrouver rapidement les informations importantes liées aux expéditions, et la possibilité d’effectuer simplement les principales actions de suivi.
Cette fonctionnalité, en cours de développement, permettra à terme de gérer plusieurs expéditions par commande, ou à l’inverse plusieurs commandes par expédition. Elle s’étoffe au fil des livraisons (toutes les 2 semaines) pour offrir un suivi logistique sans faille.
L’exercice n’est pas évident, et une attention particulière est portée sur l’ergonomie de ces pages, les données à afficher, les actions à effectuer… Malgré la multitude d’informations, on y voit clair ! Des pictos, des couleurs, des boutons qui permettent, d’un coup d’œil, de vous y retrouver. La preuve en maquettes.
Tout commence du côté des commandes
À la création d’une commande, une expédition est créée d’office. Vous la retrouvez dans la rubrique Expéditions de votre commande en logistique. C’est ici que vous créez le nombre d’expéditions prévues, et gérez la répartition des marchandises entre elles, jusqu’à atteindre les 100 %.
Vous visualisez tout de suite les informations principales de la (ou des) expédition(s) rattachée(s) à votre commande (statut, TEU, dates, lieux…) et la progression de la répartition.
Une vue d’ensemble avec la liste des expéditions
Au clic sur le menu Expéditions, la première page est la liste des expéditions qui affiche, de façon synthétique, l’ensemble des expéditions liées à toutes vos commandes. Vous y retrouvez les informations principales :
Grâce au picto à gauche de chaque ligne, vous identifiez d’un coup d’œil le statut des expéditions (prévisionnelle, en préparation, expédiée, arrivée ou terminée).
Au survol avec votre souris, des informations supplémentaires sont visibles (le nombre et le type de conteneurs avec le volume de colis, s’il s’agit de dates prévisionnelles ou réelles, le(s) client(s) / fournisseur(s) et les commandes associées avec un lien vers celles-ci…).
Enfin, vous retrouvez très rapidement les expéditions qui vous intéressent grâce aux filtres et critères de recherche avancée en haut de page.
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Le détail des expéditions
Au clic sur une expédition, vous accédez à son détail.
Zone 1
En haut de la page, vous retrouvez les informations principales indiquées dans la liste des expéditions.
Juste en-dessous, une ligne d’avancement permet de visualiser le statut actuel de l’expédition et les statuts à venir avec leurs dates prévisionnelles. La progression s’effectue au fil des mises à jour des commandes et dates (ETD / ETA) associées.
Zone 2
Dans la colonne de gauche sont affichés les acteurs de la commandes (fournisseurs et clients). Ces encadrés peuvent être dépliés pour afficher le détail des commandes liées à l’expédition (le ou les numéros des commandes, le nombre colis dans l’expédition / nombre de colis total sur l’achat, le nom de l’intervenant, l’incoterm d’achat).
Zone 3
Plusieurs boutons permettent d’afficher dans la zone 4 le détail des différentes composantes de l’expédition :
> Le tableau de bord
Le tableau de bord (zone 4 de l’écran ci-dessus), affiché dès l’ouverture de la page, présente :
- Les informations générales : le numéro de l’expédition, son statut et l’utilisateur associé, les notions de volume de marchandises, le trajet (lieux de départ et d’arrivée, transporteur, dates) ;
- le(s) B/L (numéro, Shipper, Consignee, Notify, compagnie maritime, navire et numéro de voyage) ;
- les notes qui peuvent être ajoutées, modifiées et supprimées, sous la forme de post-it(s) (commentaires, dates, utilisateur).
> Le contenu de l’expédition
Ce bouton permet de voir instantanément les produits à expédier puis leur répartition dans les conteneurs.
Lorsque vous effectuez une répartition, la barre de progression vous aide à visualiser votre avancement, et les pictos colorés vous aident à identifier rapidement les produits restant à répartir.
> Les actions rattachées à l’expédition
Afin de faciliter le suivi logistique de vos expéditions, vous accédez ici à toutes les actions rattachées à l’expédition concernée. Elles sont réparties en 3 colonnes : à venir / à faire / terminées.
Il s’agit d’actions paramétrées dans TRADE.EASY selon vos besoins. Pour une formalité liée à un pays, une marchandise, un partenaire ou commune à toutes les expéditions, vous paramétrez une ou plusieurs actions à effectuer sur la base d’une date « repère » (ETD, ETA…). Par exemple la formalité « Document X » consistera à réaliser les actions suivantes :
- S’assurer de la réception du Document X par le fournisseur à J-10 avant l’ETD.
- Envoyer le Document X à la douane à J-1 avant l’ETD.
Les actions viendront s’ajouter automatiquement dans votre suivi.
Vous pourrez également ajouter des actions à la volée, libres de tout paramétrage pour une organisation aux petits oignons !
> Les dates de l’expédition
Ici vous retrouvez le fil chronologique de l’expédition et des commandes qui y sont rattachées. Cela va au-delà des actions vues ci-dessus, c’est un historique de tout ce qui a été réalisé (modifications, actions, documents, trésorerie…) et une vue de ce qui va arriver (dates repères, actions…). De quoi ne jamais perdre le fil et vérifier le bon enchaînement des événements de votre expédition !
Il vous est possible de filtrer sur le type d’évènement et d’ajouter des dates repères afin de sécuriser votre suivi.
Pour compléter ces fonctionnalités, nous allons également réaménager la création de la liste de colisage et des documents logistiques, ainsi que leur vision dans la base documentaire. Et bien sûr, permettre de facturer uniquement ce qui a été expédié !
Enfin, le tracking mérite une refonte complète. Vous l’aurez compris, nous ne manquons pas d’idées pour alimenter notre roadmap déjà pleine de belles évolutions à venir !
Toute l’équipe est donc sur le pont pour peaufiner cette nouvelle fonctionnalité et vous permettre d’exécuter un suivi logistique sans faille de vos multiples expéditions.
Si vous voulez en savoir plus sur les fonctionnalités de TRADE.EASY, n’hésitez pas à nous contacter, nous nous ferons un plaisir d’y répondre.
