Négoce international : vers une gestion électronique des documents
Les entreprises de négoce international évoluant dans le secteur de l’agroalimentaire, de la grande distribution et même certains services d’approvisionnement le savent, le processus de préparation de la liasse documentaire destinée à la douane est un travail très chronophage. Certificat d’origine, facture… Chaque document papier doit être conforme pour garantir l’arrivée et la mise à disposition des marchandises à bon port. Depuis quelques années, des démarches ont été entamées pour procéder à une dématérialisation des fichiers et effectuer une gestion électronique des documents (GED). Quels sont les changements à venir ? Comment assurer la mise en place de cette dématérialisation dans votre entreprise ? Comment garantir la sécurité de vos données ? L’équipe de TRADE.EASY vous en dit plus.
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Des changements prévus dans le traitement des documents du commerce international
La dématérialisation est un sujet majeur dans le domaine de l’import-export et du négoce international. En effet, le passage à une gestion électronique des documents (GED) apportera de multiples avantages à une entreprise importatrice ou exportatrice, qu’elle soit dans le secteur de l’agroalimentaire, de la grande distribution ou tout autre. Elle permettra notamment une simplification des étapes de préparation et d’archivage des fichiers pour les collaborateurs et une baisse des coûts pour la société.
La première étape de ce passage au numérique est la gestion de la facturation. La mise en place de la dématérialisation des factures est normalement prévue pour 2024. Les entreprises devraient alors être en mesure de faire la déclaration de leur TVA de manière automatique. L’utilisation de plateformes agréées pour assurer le dépôt des factures sera possible pour les collaborateurs de l’entreprise.
Le projet suivant est de procéder à une dématérialisation de la gestion des formalités douanières. En effet, la création de la liasse documentaire pour le contrôle de la douane est une étape fastidieuse. La mise en place de solutions électroniques permettrait de faciliter le processus et de gagner du temps dans l’organisation du transport de marchandises.
Les entreprises ont toutefois d’ores et déjà intérêt à s’appuyer sur des logiciels et des outils performants pour piloter au mieux leur activité et assurer l’organisation et le stockage de leurs documents.
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TRADE.EASY import-export, un logiciel qui vous accompagne dans la gestion de vos documents électroniques
Créée à destination des professionnels du négoce international, la solution TRADE.EASY vise à simplifier et à fiabiliser les différents processus au sein de l’entreprise en mettant à disposition une grande variété de fonctionnalités. Partie intégrante de votre système d’information, ce logiciel en mode SaaS vous permet dans un premier temps de centraliser et de sécuriser l’ensemble de vos données (clients, fournisseurs, etc.). Les utilisateurs des différents services de votre entreprise ont accès aux mêmes informations, ce qui permet favoriser la collaboration et d’éviter un bon nombre d’erreurs. L’outil informatique TRADE.EASY peut également être utilisé pour créer des documents officiels (factures proforma, packing list etc.), importer tout type de document et les stocker. L’archivage et le classement de l’ensemble de vos dossiers au sein d’une seule et même plateforme permettent de simplifier la recherche en cas de besoin et d’uniformiser les procédures entre les services.
Nouveau ! TRADE.EASY met dorénavant à disposition des clients de ses clients un portail leur donnant accès au suivi en temps réel de leurs commandes (ils y retrouvent toutes les informations nécessaires dont les documents rattachés).
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