FAQ TRADE.EASY
ERP et Logiciel de gestion import-export

TRADE.EASY, qu’il s’agisse de l’ERP ou du logiciel de gestion import-export, est un outil suffisamment flexible pour s’adapter à la diversité des situations rencontrées par nos clients. En effet, TRADE.EASY s’adapte à votre activité et vous permet de : personnaliser vos indicateurs de suivi, paramétrer vos processus logistiques, exporter vos documents (proforma, facture, B/L…) à votre image, paramétrer votre langue et votre devise, gérer les habilitations de vos utilisateurs. En savoir plus

Faire le choix de TRADE.EASY, qu’il s’agisse de l’ERP et/ou du logiciel de gestion import-export, c’est bénéficier de nombreux avantages :

• Une solution rapide à mettre en place.
• Un accès où que vous soyez avec une connexion internet.
• Un coût qui comprend l’utilisation du logiciel mais aussi sa maintenance, ses évolutions, son hébergement hautement sécurisé (en France), le support.
• Une structuration de votre activité : définissez les profils utilisateurs, automatisez vos processus de travail et centralisez vos données.
• Une meilleure productivité : vos gagnez un temps précieux dans l’exécution de vos tâches au quotidien.
• La sécurisation de votre business tant au niveau du pilotage que de vos datas.
• Un support dédié et réactif, situé en France, qui comprend vos problématiques métiers.

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Aujourd’hui TRADE.EASY ne permet pas de gérer vos stocks si vous en avez. En revanche, les API (en cours de développement) vous permettront prochainement de connecter votre environnement TRADE.EASY avec des solutions spécifiques de gestion des stocks.

TRADE.EASY, ERP et logiciel de gestion import-export, n’est pas un outil comptable. Il vous permet cependant de générer les écritures comptables issues de votre activité, de manière à les exporter vers votre logiciel comptable ou les transmettre à votre cabinet comptable. Vous gagnez ainsi du temps et minimisez les erreurs en évitant une double saisie.

Sachez qu’il vous est possible de désactiver cette fonctionnalité si vous n’en avez pas l’utilité.

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TRADE.EASY n’est pas un CRM à proprement parler. Vous y enregistrez toutes les informations de vos contacts (clients, fournisseurs, partenaires, intermédiaires) ; ces informations seront préremplies au moment de la saisie d’une commande et serviront aussi pour le suivi logistique et la gestion de la trésorerie.

En revanche, vous ne pourrez par gérer vos RDV, prises de notes ou tâches liés à la prospection commerciale en amont. TRADE.EASY prend le relais, une fois le deal validé, pour l’exécution de la commande (création de la commande, calcul du prix de vente, calcul de la marge, calcul de la trésorerie, personnalisation et édition de la Proforma, suivi logistique…).

TRADE.EASY n’est pas une plateforme de sourcing ni une marketplace. TRADE.EASY est un logiciel pour la gestion de vos opérations à l’international, qui permet de créer vos offres et suivre l’exécution de vos commandes de A à Z.

La devise de l’application est paramétrée dès la création de votre environnement. Elle correspond à la devise de votre comptabilité.
L’euro et le dollar US sont livrées par défaut, vous paramétrez par la suite les devises que vous utiliserez dans vos transactions.

Le taux de change s’actualise automatiquement à la dernière valeur saisie dans les demandes faites dans cette devise. Dans TRADE.EASY, logiciel de gestion import export, il n’y a pas d’intégration automatique du taux du jour.

Concernant la langue, chaque utilisateur peut choisir de travailler soit en anglais soit en français. Les documents peuvent être générés dans une de ces deux langues, et le mail de suivi automatique (envoyé aux clients concernant l’avancement de leur commande) est envoyé selon la langue du destinataire.

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Ce n’est pas un problème. Chaque utilisateur choisit la langue dans laquelle il souhaite utiliser TRADE.EASY.

Oui, les documents dans TRADE.EASY sont générés soit en anglais soit en français selon la langue du destinataire.

L’Incoterm est saisi sur chaque ligne de vos commandes : les marchandises, le transport, l’assurance, les éventuels services. Ainsi, tous vos devis et factures sont présentés par Incoterm.

Si vous vendez une marchandise dans un Incoterm « avec transport » (notamment si vous achetez directement « CFR »), vous pourrez faire figurer tout de même le détail du prix de la marchandise, du transport et/ou de l’assurance sur la proforma, ce qui est demandé par certaines douanes. La saisie devra alors être complétée par ces informations.

Les Achats sont également enregistrés par Incoterm, de manière à visualiser les responsabilités de chacun.

Il ne faut pas plus d’une journée pour la création de votre environnement !

Avant cela, 2 étapes sont nécessaires :

1. vous remplissez un formulaire qui permet de cadrer les principaux paramètres ;
2. nous organisons une réunion de lancement en visio pour valider tous les éléments qui permettront la création de votre environnement de travail.

S’il y a des paramétrages spécifiques, il faudra analyser les besoins et estimer le temps nécessaire pour leur mise en œuvre. Le nombre de jours, leur contenu et le planning seront validés avec vous.

Pour tout nouveau client, une formation est prévue afin d’accompagner au mieux les futurs utilisateurs dans leur manipulation de TRADE.EASY, qu’il s’agisse de l’ERP ou du logiciel de gestion import-export. Il se présente sous la forme de modules dispensés en plusieurs jours. Explications, mise en pratique, réponses aux questions… Il est essentiel pour nous de savoir nos utilisateurs en confiance dès le début de leur prise en main de l’outil.

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Nous avons une équipe support dédiée qui est à votre écoute 5j/7 de 9h à 18h (heure française) pour répondre à vos questions par téléphone, par mail ou via notre outil de ticketing. Vous aurez toujours une réponse à vos problèmes, nous en prenons l’engagement.

Vous avez la main pour intégrer vos données dans TRADE.EASY. Il vous faut donc compter le temps nécessaire pour cela (création des fiches partenaires, du catalogue…).

Si vous souhaitez charger notre équipe de cette mission, nous établirons un devis sur la base de votre besoin.

Comme de nombreux logiciels en mode SaaS, TRADE.EASY fonctionne sous forme d’abonnement mensuel. Vous réglez votre (ou vos) licence(s) tous les mois.

Le coût de la licence comprend :

• l’utilisation du logiciel,
• le support client,
• la maintenance,
• les évolutions fonctionnelles,
• l’hébergement (dans notre datacenter situé en France et certifié ISO 27001 & HDS).

Pour le démarrage, il faut compter des frais de set-up et de formation, qui représentent des coûts « one shot ».

Les profils de nos clients étant très différents, du trader travaillant en solo ou en petite équipe au grand groupe comptant des centaines de salariés, nous adaptons notre tarification à chaque profil.

Pour les petites équipes, nous nous basons sur un « pack » de base qui comprend un nombre limité d’utilisateurs, puis nous appliquons un coût fixe à chaque abonnement supplémentaire.

Pour les équipes plus importantes, nous faisons une offre globale.

Contactez-nous pour demander un devis personnalisé.

Notre data-center, situé en France, est certifié HDS ISO 27001, soit le plus haut niveau de sécurité. L’infrastructure qui accueille TRADE.EASY bénéficie des dernières technologies en matière de sécurité et l’équipe Pepperbay system dispose d’un panel d’outils pour la protéger et par conséquent pour protéger vos données.

Avant de créer les utilisateurs qui seront amenés à travailler sur TRADE.EASY, vous devez créer les profils et paramétrer leurs habilitations.

Seul le profil « Administrateur » est livré à l’installation : il a par principe toutes les habilitations. L’administrateur est donc le référent dans votre société. Il a accès à toutes les données et peut paramétrer chaque utilisateur avec ses habilitations.
Un profil est composé d’un libellé et d’une description. A chaque profil seront attribués les droits d’accès aux Fonctionnalités du menu et aux indicateurs.

Il est aussi possible de paramétrer les accès aux commandes : par défaut un utilisateur n’a accès qu’aux commandes auxquelles il est rattaché. Mais il est possible de donner à un utilisateur libre accès (en consultation ou en modification) à l’ensemble des commandes enregistrées.

Enfin, il est aussi possible d’attribuer des habilitations spécifiques qui ponctuent la vie des commandes (générer les devis, confirmer les commandes, le droit d’annulation, générations comptables, fonctions avancées en trésorerie).

Notre infrastructure offre une disponibilité à 99,9%. Pour cela, nous disposons d’équipements d’équilibrage de charge et d’un Plan de Reprise d’Activité (PRA) dans un autre DataCenter.

En cas de faillite, les codes sources sont disponibles et protégés par un numéro IDDN. Cela permet de reconstruire un nouveau serveur chez un autre fournisseur SaaS.

Une simple connexion internet suffit pour utiliser TRADE.EASY, il faut compter un débit de 50ko/s par utilisateur.

Cela correspond à une solution logicielle hébergée et maintenue chez un fournisseur, dont l’accès se fait à distance via internet.
L’ERP et le logiciel de gestion import-export TRADE.EASY se présentent sous la forme d’un abonnement mensuel qui couvre les mises à jour du logiciel, son hébergement informatique, le support. Vous n’avez donc rien à installer de votre côté !

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TRADE.EASY est compatible avec tous les systèmes d’exploitation : Windows (pour les PC), Mac OS (pour Apple), ou Linux.

Pour une utilisation optimisée, choisissez de préférence Chrome ou Firefox.