Au quotidien, les acteurs de la supply chain traitent un volume très important de documents et données. Lettres d’instruction, étiquettes d’expédition, déclarations en douane, factures… Près de 20 à 30 documents sont générés de la commande à l’expédition de marchandises. Or, la gestion documentaire peut s’avérer chronophage pour les transporteurs, logisticiens, notamment dans le secteur de l’import-export. Dans ce contexte, la dématérialisation semble être une solution adéquate pour optimiser la gestion de la chaîne logistique. Mais pourquoi opter pour les documents électroniques ? Quelles solutions permettent d’effectuer cette transition ?
Les avantages de la dématérialisation
Pour rappel, la dématérialisation des documents désigne un ensemble du processus de transformation des documents d’une organisation du format papier physique au format numérique. Ce processus s’est largement généralisé en France et à l’international pour des raisons pratiques et légales. Pour les organisations, ce processus présente de nombreux enjeux et renforce leur qualité de services
Pourquoi dématérialiser ses documents
En premier lieu, ce processus entraine des gains de productivité importants. En dématérialisant certains supports papier, le volume d’heures consacré à la gestion des tâches administratives diminue. L’entreprise peut ainsi se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Ensuite, dans une société où la digitalisation se généralise dans de nombreux secteurs d’activités (le transport, la distribution, les services publics…) et dans de nombreux pays. La dématérialisation est indispensable pour rester compétitif sur un marché.
En outre, digitaliser vos process renforce la sécurité des données. Vos informations sont centralisées dans un seul emplacement, ce qui simplifie le contrôle des accès aux données.
Enfin, opter pour une gestion numérique renforce la communication interne. Le fait de centraliser les informations facilite leur circulation. Ainsi, les équipes concernées ont davantage de visibilité sur l’avancement du projet.
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3 avantages principaux à l’échange dématérialisé des documents
Avantages opérationnels
La dématérialisation accélère et simplifie les échanges entre les différents acteurs de la supply chain. Cela se traduit notamment par des produits livrés plus rapidement et des coûts logistiques réduits.
Aussi, on relève également un gain de temps et d’efficacité grâce à l’automatisation de tâches récurrentes
Enfin, la digitalisation contribue à une amélioration de la traçabilité. En effet, la dématérialisation des documents permet de suivre en temps réel l’avancée des commandes et des livraisons. Cela permet aux organisations de mieux gérer leurs stocks, les flux d’informations et de répondre plus rapidement aux demandes du client.
Avantages juridiques
En dématérialisant vos documents, vous conservez leur valeur juridique tout en respectant les normes en vigueur. Cet élément est particulièrement important pour les entreprises qui doivent respecter des obligations réglementaires strictes.
Avantages pour le client
Pour les clients, une digitalisation des process permet d’accéder aux informations sur les produits et services à tout moment et en tout lieu. Ils bénéficient d’une expérience client plus fluide, plus personnalisée et plus respectueuse de l’environnement. Aussi, en digitalisant leurs processus, les entreprises réalisent des gains de productivité qui se matérialisent par des délais de livraison plus courts. Ce critère est essentiel pour gagner la confiance du client.
Quel type de document dématérialiser ?
Plusieurs documents peuvent alors être dématérialisés et ainsi contribuer à son optimisation de bout en bout. Ce processus concerne plusieurs secteurs d’activités et industries.
Dans le domaine commercial : bons de commandes clients, accusés de réception, bons de livraison, factures, avoirs…
Dans le secteur du transport de marchandises : bons d’enlèvement, lettres d’instruction, confirmations d’affrètement… mais aussi, le cas échéant, tickets de pesée, lettres de voiture CMR, certificats vétérinaires, documents de douanes, etc.
Au sein du service comptabilité : les devis et les factures émises par les fournisseurs et logisticiens tout au long de la chaîne d’approvisionnement.
Comment dématérialiser l’ensemble de cette supply chain ?
Plusieurs solutions existent pour vous assurer une transformation digitale optimale. Avant de choisir l’outil adapté à son activité, il est nécessaire de suivre certaines étapes.
Analyse des besoins de l’entreprise
Cette étape consiste à identifier les documents qui circulent dans la chaîne d’approvisionnement, de la commande d’achat à la facture de vente. Il convient aussi d’analyser vos ressources disponibles et de définir clairement vos objectifs et besoins. Pour que le projet puisse aboutir, il est recommandé de lister vos besoins dans un cahier des charges.
Choisir une solution adaptée
Logiciel de gestion, GED (gestion documentaire électronique), ERP,CRM … À l’ère du numérique, les offres sont nombreuses. Il est important d’opter pour une solution qui réponde à vos besoins spécifiques. Les critères à prendre en compte sont notamment la capacité de stockage, les fonctionnalités de partage et de signature électronique, ainsi que la sécurité des données ou l’intégration à des logiciels déjà mis en place.
Parmi ces solutions, l’ERP TRADE.EASY. Avec notre outil, toutes les étapes de commande sont intégrées et automatisées. Dès la commande passée, le bon de commande est automatiquement envoyé pour lancer la préparation de colis et ainsi faciliter toutes les étapes suivantes jusqu’à ce que le colis soit confié au client final. Autre atout : une solution SaaS facilite les échanges de documentaires d’ordinateur-à-ordinateur dans un format électronique standard à travers un flux web continu. Toutes les étapes s’effectuent en ligne depuis un même outil centralisé, limitant ainsi le risque de rupture dans la supply chain. Notre équipe est disponible pour vous accompagner.
Former les collaborateurs
Une transition numérique est un changement majeur pour les entreprises. Elle nécessite une adaptation des collaborateurs. La mise en place des formations permet de les aider à s’adapter à l’utilisation d’un GED, ERP, CRM ou autre outil de gestion. Il est important également d’organiser des points réguliers pour partager les objectifs d’une digitalisation. Une équipe impliquée contribue grandement à la réussite d’un projet
La dématérialisation des documents logistiques est une tendance majeure qui s’impose progressivement dans tous les secteurs d’activité. Elle offre de nombreux avantages aux entreprises, notamment en matière d’optimisation de la supply chain.
