Votre entreprise vient d’acter la mise en œuvre d’un progiciel de gestion intégré et vous êtes le(la) responsable de ce projet. Une solution ERP est une solution indispensable à l’optimisation de votre gestion commerciale, votre suivi des stocks ou même votre gestion import export par exemple. Même si l’ERP est un outil que vous ne maitrisez pas encore, il est possible de mener à bien sa mise en place grâce à une méthode rigoureuse et à l’accompagnement d’un expert. Pour établir une ligne directrice claire et ainsi identifier la solution idéale en réponse à vos problématiques vous devrez respecter certaines étapes clefs qui devront être formalisées dans un cahier des charges précis.
Nous présentons ci-après ces 5 étapes qui vous aideront à concrétiser votre projet d’ERP au sein de votre entreprise.
1. Cerner les besoins pour le déploiement de l’ERP
La définition des besoins est une étape clé pour le déploiement d’un ERP. Or, il est faux de dire que les entreprises ont les mêmes attentes. En fonction de la taille, de la logistique, de la spécificité ou encore de la localisation, les attentes varient.
C’est pourquoi, en amont de l’intégration d’un progiciel de gestion, le chef de projet doit recueillir les besoins de chaque direction opérationnelle et constituer une veille sur le sujet. Dans ce cadre, la direction doit participer aux échanges réalisés avec les différents services et faire part de ses attentes suffisamment tôt au cours de cette étape. Il est important de prendre en considération chaque besoin spécifique et de réaliser un travail de documentation en adéquation avec ces besoins. Voici quelques exemples de besoins fréquemment exprimés :
- Disposer d’un système d’informations fiables
- Avoir une comptabilité analytique (Finances)
- Assurer le suivi des mouvements de stocks (Logistique)
- Obtenir des statistiques commerciales et de production (Direction)
Pensez à rédiger vos besoins en ayant une vision à long terme. La mise en place du progiciel ERP répond à vos besoins actuels. Il est important d’y intégrer des fonctionnalités nécessaires pour le développement de votre entreprise.
2. Définir les objectifs
Après avoir cerné tous les besoins de l’entreprise, le chef de projet et la direction définissent des objectifs. Ces derniers sont toujours en lien avec les besoins définis précédemment et justifieront la nécessité de la mise en place (ou du changement) de l’ERP. Ces objectifs doivent être pris en considération tout au long du déploiement du progiciel, étant précisé que les indicateurs choisis doivent permettre d’avoir un suivi opérationnel du projet.
Les objectifs peuvent être liés au planning en se fixant une date précise de réalisation (je veux mettre en place un CRM ou un processus automatisé au sein d’un service avant tel impératif planning etc.) et/ou quantitatifs en définissant une performance chiffrable à atteindre (je veux gérer tant de pourcentage de stock dans l’ERP ou une réduction de doublons ou d’erreurs sur les données de tant, etc.).
3. Convaincre dans l’entreprise et faire adhérer
Dans un premier temps, les salariés impactés par ce changement doivent être identifiés. En fonction du degré d’implication, le message et le mode de communication doivent être adaptés. Pour certains, il s’agira de les informer avec transparence sur les changements futurs et de les sensibiliser sur les buts et les nouveaux besoins en interne. Vous pourrez également informer sur les avantages qu’offre un logiciel ERP en interne : communication fluidifiée, gains de temps, performances des équipes, etc.
Pour les collaborateurs dont le quotidien sera le plus impacté par l’utilisation du progiciel, il convient de les impliquer dans le déploiement et de les faire participer à la construction de la solution. Le chef de projet devra organiser des temps d’échange pour discuter avec les salariés : réunion, échange individuel ou formation.
Trucs et astuces :
La réussite du déploiement du progiciel repose sur l’équipe projet responsable de sa mise en place. Assurez-vous de l’implication et la disponibilité de chacun, cela jouera grandement dans la mise en œuvre.
4. Construire le cahier des charges
Le cahier des charges est un document regroupant les attentes de l’entreprise et les informations nécessaires au déploiement du progiciel. Il comporte de nombreuses informations sur l’entreprise : le contexte, les métiers, l’organisation, les services ainsi que les raisons du recours à un progiciel de gestion.
Dans un second temps, le cahier des charges fait un état des lieux et annonce de manière exhaustive tous les outils de gestion utilisés, ainsi que les besoins et les attentes en matière de progiciel pour chaque service (achats, comptabilité, finance, logistique…).
Enfin, le cahier des charges détaille le budget et le planning souhaités.
5. Choisir son niveau de service
Il existe 4 grandes familles de niveau de service sur le marché des ERP :
- Le mode On Premise permet d’avoir accès au progiciel dans votre propre environnement informatique. Cette solution permet prendre la responsabilité de garder le contrôle absolu sur vos données et logiciels. Toutefois, cela requiert des ressources financières et techniques et s’adresse donc aux plus grandes structures. Ces dernières sont capables d’organiser la sécurisation et la maintenance de la solution.
- Le mode IaaS (Infrastructure as a Service) correspond à la fourniture d’un socle applicatif. Cela permet à votre entreprise de créer ses propres variantes d’un logiciel ou d’en personnaliser la configuration complètement. On retrouve dans cette catégorie les ERP opensource librement téléchargeables qu’il vous faut ensuite déployer et maintenir.
- Le mode PaaS (Plateform as a servie) correspond à une solution pré-déployée (par exemple sous la forme d’une machine virtuelle chez un hébergeur web). C’est une solution que l’utilisateur doit encore paramétrer et administrer mais qui ne devrait pas vous donner de travail sur la partie serveur ou administration des bases de données.
- En mode SaaS (software as a service), le progiciel est hébergé, stocké et infogéré auprès du prestataire. Cette solution ne requiert pas d’installation en interne. Vous accédez au progiciel via un navigateur internet. Il s’agit d’une solution évolutive permettant l’ajout de nouvelles fonctionnalités. Économique et flexible, elle est idéale pour les petites et moyennes structures.
Le déploiement d’un logiciel demande du temps et des connaissances. Bien préparé et accompagné, la mise en place de l’ERP sera facilitée.
