Votre entreprise réalise une ouvraison spécifique, un assemblage, un usinage ou toute autre opération de création de valeur sur une matière première ou un produit semi-fini ? Alors vous avez certainement besoin d’utiliser le calcul des besoins pour préparer vos commandes, maitriser le suivi des expéditions et gérer vos achats et approvisionnements.
Calcul des besoins, de quoi s’agit-il ?
Tout d’abord, lorsque l’on évoque le calcul des besoins, de quoi parle-t-on exactement ? Il s’agit d’un programme intégré à votre système MRP (Material Requirements Planning) qui permet de définir, sur la base de suggestions, les besoins à venir en réapprovisionnement et, ainsi, d’anticiper les commandes d’achats.
Comment ça marche ?
La clé du système repose sur la « nomenclature » de votre produit, c’est-à-dire la hiérarchie des éléments constitutifs de votre produit fini. En effet, un produit peut être constitué de différents composants. Par exemple :
- Un boitier, lui même composé de :
- Partie haute
- Partie basse
- 4 vis
- Une carte électronique
- Une étiquette code-barre
Si votre client vous commande dix produits, le calcul automatique des besoins vous donnera comme résultat :
10 parties hautes de boitier, 10 parties basses de boitier, 40 vis, 10 cartes électroniques et 10 étiquettes code barre.
Pourquoi associer le calcul des besoins à votre gestion des stocks ?
Le calcul de besoins combiné à votre gestion des stocks va permettre de « réserver » les éléments éventuellement déjà disponibles et de générer une commande d’achats vis-à-vis des composants que vous n’avez plus.
Si votre gestion de stock est journalisée, elle doit vous permettre d’inscrire les entrées et les sorties « futures ». Principal intérêt : pouvoir planifier exactement les flux.
Votre outil de calcul des besoins pourra alors s’appuyer sur les entrées « à venir » et les « réservations à venir » pour calculer le stock futur et s’assurer de ne commander que ce qui n’est pas déjà en cours de livraison. À noter qu’il est parfois préférable de grouper les commandes d’achats pour bénéficier de remises.
Comment maîtriser vos approvisionnements ?
Le calcul des besoins s’avère particulièrement efficace pour assurer une meilleure rentabilité grâce à une gestion optimale de vos stocks. En effet, le sous-stockage comme le surstockage sont des sources de coûts et ont un impact négatif sur votre activité.
D’un côté, un stock sous-approvisionné ralentira les ventes (et donc la croissance de votre entreprise) et entraînera l’insatisfaction de vos clients, synonyme d’une image de marque dégradée. À l’inverse, un « trop plein » de stocks générera l’accroissement de votre BFR (Besoin en Fonds de Roulement) et l’augmentation des charges.
De plus, dans le cas de certains produits nécessitant des conditions et un temps de conservation très stricts (comme les denrées alimentaires), vous serez peut-être amené à devoir les jeter (sans les avoir vendus). C’est pourquoi la maîtrise de vos approvisionnements est essentielle.
Dès lors, le calcul des besoins vous permettra d’équilibrer et d’optimiser vos stocks en tenant compte des délais de réapprovisionnement et des rythmes de consommation.
Les stocks de sécurité
Enfin, le calcul des besoins en approvisionnement permet également d’intégrer le stock de sécurité, parfois appelé « stock tampon ». Qu’est-ce que c’est ? Il s’agit du niveau de stock qui permet de limiter les ruptures imprévues (et souvent imprévisibles) liées à des aléas de commandes et/ou de délais.
Un nouveau client important et exigeant, un événement climatique ou sanitaire soudain entraînant une forte demande sur un produit spécifique (comme nous avons pu le connaître avec le coronavirus), ou encore une grève ralentissant les livraisons : malgré la qualité de la planification de votre production ou de votre gestion, il est impossible de tout prévoir.
Là aussi, le calcul de besoins va vous permettre de déterminer quel sera votre niveau de stock de sécurité nécessaire pour une gestion optimale de vos approvisionnements.
Les points d’attention particulière
En fonction du type d’éléments à acheter, sa rareté ou ses délais de livraison peuvent ne pas être compatibles avec vos impératifs. Dans ce cas, vous devrez peut-être ventiler un ordre d’achat entre plusieurs fournisseurs pour mitiger le risque d’un défaut de livraison. Veillez à ce que votre gestion des achats en soit capable !
