Opter pour une solution ERP permet d’intégrer et d’optimiser les opérations de l’entreprise, de la production à la gestion des stocks, en passant par la gestion des ventes et la comptabilité par exemple. Cependant, pour une intégration efficace de cet outil, il convient que le client rédige un cahier des charges. Mais concrètement en quoi consiste ce fameux document ? Comment le rédiger ? Toutes les réponses dans cet article.
Le cahier des charges : Un outil indispensable
Définition
Le cahier des charges ERP est un document contractuel. Il permet de définir et lister les attentes et les exigences du client en matière de logiciel ERP.
Le cahier des charges (CDC) est un document essentiel qui définit les besoins et les paramètres d’un projet, en l’occurrence pour la mise en place d’une solution ERP en mode SaaS (Software as a Service). Ce modèle de cahier des charges offre une structure claire pour couvrir les différentes dimensions de votre projet de gestion d’entreprise avec ce logiciel intégré.
En outre, le cahier des charges ERP décrit généralement les objectifs de l’entreprise pour la mise en place du système, les processus métier qui doivent être couverts, les fonctionnalités requises, les contraintes techniques, les délais, les budgets et autres éléments importants. C’est un document indispensable dans le développement d’un projet, du choix de la solution à son déploiement. En effet, il sert de guide pour les entreprises lorsqu’elles
recherchent un fournisseur d’ERP ou un prestataire pour le développement sur mesure.
L’intérêt du cahier des charges
Pour obtenir un logiciel ERP qui répond parfaitement à vos besoins, il est impératif de créer un cahier des charges complet. Ce document devient la référence principale de votre projet et doit donc être précis et détaillé. En plus de définir les exigences de votre entreprise :
- Il fournit des informations clés sur votre entreprise ainsi que sur ses objectifs.
- Il résume les résultats de l’audit préliminaire, présentant les flux, les processus et les interactions interdépartementales.
- Il répertorie les fonctionnalités recherchées et les avantages attendus du système ERP.
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Les étapes à suivre pour remplir votre cahier des charges
1. Entête du document
Le cahier des charges débute par une entête. Cet espace concis mais essentiel inclut différentes informations. Nous y retrouvons le nom de l’entreprise cliente, ses coordonnés , la date de rédaction et numéro de version du cahier des charges. Les principales parties prenantes et une brève description du projet y figurent également. Outre ces éléments, l’entête indique le nom et les coordonnés de l’entreprise du fournisseur ou intégrateur de logiciels ainsi qu’une potentielle date de mise en oeuvre du projet. Ces informations aideront à établir le contexte et à guider la lecture du document complet.
2. Comment remplir ce cahier des charges
Il est judicieux d’interroger les responsables des processus métiers concernés par la solution. Il est possible également de se rapprocher des employés de l’entreprise ayant des connaissances métiers dans le domaine (le key users) ou des utilisateurs finaux de la solution. Dans tous les cas, il est indispensable d’identifier clairement les besoins et les objectifs, faire un sourcing des informations, de lister les fonctionnalités souhaitées et les demandes particulières. Les contraintes techniques, le budget et le planning prévisionnel seront aussi des éléments à renseigner.
3. Contexte & historique
Exposez ici le contexte qui a motivé la recherche d’une solution ERP. Décrivez les problèmes actuels de gestion de l’entreprise, les besoins non satisfaits et tout élément historique pertinent (par exemple les solutions utilisées par le passé).
4. Vocabulaire
Une attention particulière doit être portée au vocabulaire utilisé dans le cahier des charges. Si des mots techniques figurent dans le document il est important de les définir. Les acronymes métiers ou spécifiques à l’entreprise doivent être également expliqués.
5. Les objectifs à atteindre
Définir les objectifs du projet dans le cahier des charges ERP revêt une importance capitale. En effet, cela établit une vision claire et partagée de ce que l’entreprise cherche à accomplir grâce au déploiement de la solution ERP. Ainsi est nécessaires d’énumérer les objectifs. Il peut s’agir de l’amélioration de la gestion des stocks, la rationalisation des processus de production, la gestion des achats et des ventes…. Etre précis dans la formulation des objectifs permet au prestataire de fournir une solution spécifique et à un prix généralement plus intéressant pour le client. En outre, avoir connaissance des objectifs renforce la communication entre les parties prenantes et favorise un déploiement plus rapide de la solution.
6. Les fonctions de la solution
Un cahier des charges ERP doit contenir les besoins et les problématiques des différents services de l’entreprise. Cela permet de lister les modules et les fonctions voulues dans le nouveau logiciel ERP. Il peut s’agir de la gestions des achats, de la gestion des stocks, de l’intégration avec des systèmes différents, d’outils de reporting etc.
7. Les contraintes techniques
Le logiciel ERP doit prendre en compte les contraintes de fonctionnelles. Ces problématiques concernent notamment l’interfaçage avec le reste du système d’information (SI), la sécurité de la solution, les ressources etc.
Il est donc important de lister :
- Les solutions logicielles tierces à intégrer
- des normes de sécurités
- des exigences de stockage des données
- les spécificités des droits d’accès des utilisateurs
8. La volumétrie et le dimensionnement
La phase de volumétrie et de dimensionnement dans le cahier des charges joue un rôle crucial pour une mise en œuvre optimisée de la solution. Elle requiert une évaluation minutieuse de divers facteurs, tels que le nombre d’utilisateurs actifs, le volume quotidien de documents créés, le poids des données (incluant les fichiers volumineux). Si une solution existe déjà, il convient de donner le poids des bases de données et fichiers de données, ainsi
que le nombre d’années de fonctionnement en ligne.
9. Le planning
Établissez le planning global du projet, détaillant les étapes clés, les échéances et les ressources nécessaires. Il est important de préciser la disponibilité des ressources et la date de mise en production idéalement souhaitée.
10. Les clauses légales
Les aspects juridiques doivent être mentionner dans le cahier des charges. Il faut notamment penser
à clarifier les responsabilités de chaque partie, les clauses suspensives, les conditions de livraison
et de paiement, les indemnités de retard éventuelles pour la livraison ou le paiement, les clauses
de confidentialité (NDA), les clauses de propriété intellectuelle,
La rédaction du cahier des charges pour un projet ERP est une étape cruciale. En suivant ce modèle, vous pouvez structurer votre document de manière complète et organisée, tout en veillant à ce que toutes les informations nécessaires soient prises en compte. Cela facilitera la recherche du bon prestataire, la mise en œuvre efficace de la solution ERP et l’atteinte des objectifs fixés pour l’entreprise.
