Contrôle de marchandises à la douane : quels documents doivent être présentés ?
L’organisation des opérations d’importation et d’exportation peut s’avérer chronophage et fastidieuse pour les entreprises effectuant du commerce à l’international, qu’elles appartiennent aux secteurs de la grande distribution ou encore de l’agroalimentaire. Les échanges avec les pays étrangers étant de plus en plus nombreux, les services logistiques doivent redoubler de vigilance pour répondre aux règles établies par les autorités de chaque pays et faire parvenir leur chargement en temps et en heure.
Voir aussi : Comment organiser son transport à l’international ? Quel est le rôle de la logistique dans le commerce international ?
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Les documents à présenter impérativement pour passer vos marchandises en douane
Pour que l’expédition ou l’importation d’un chargement de produits se déroule sans difficulté, le service logistique de votre entreprise doit impérativement fournir les documents nécessaires au contrôle effectué lors du passage aux douanes. Il est important de noter que le type de documents demandés est susceptible de varier selon le pays d’origine/destinataire de la marchandise, le mode de transport (aérien, routier, maritime) et la nature des produits en transit.
La liste des documents demandés dans le cadre des formalités douanières est la suivante :
• La déclaration en douane
• Le formulaire de dédouanement
• La lettre de connaissement
• Les documents de transport (comme le B/L ou la lettre de transport aérien)
• La facture proforma
• Un certificat ou une attestation supplémentaire (origine, phytosanitaire) peut être nécessaire selon le produit transporté (par exemple s’il est considéré comme comportant des matières dangereuses)
Chaque document est à déposer au bureau de douane en amont ou lors de la réception des marchandises. Cette liasse documentaire peut être remise au poste de douane qui sera en charge du contrôle des produits ou à tout autre bureau situé dans l’Union européenne, dans le cadre d’une procédure de dédouanement centralisé. À noter que l’expéditeur peut souscrire une assurance pour garantir la réalisation et le paiement du contrat d’export.
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Qu’il soit expéditeur ou destinataire, le service logistique d’une entreprise a pour rôle d’assurer la sécurité de la marchandise lors de son transport. Il doit veiller à ce que la douane ait en sa possession tous les documents dont elle a besoin pour vérifier l’authenticité du chargement (document de transport, facture, etc.). L’équipe logistique s’occupe également de suivre l’état d’avancée du transporteur ou du transitaire pour identifier les obstacles potentiels et trouver une solution pour éviter les retards de livraison.
Pour faciliter la mission du service logistique, le logiciel en ligne TRADE.EASY met à sa disposition un certain nombre de fonctionnalités. Cette plateforme permet par exemple de centraliser au même endroit l’ensemble des documents demandés par la douane, afin que tous les salariés qui ont besoin d’y avoir accès puissent les retrouver rapidement. L’information est ainsi partagée avec l’ensemble des collaborateurs habilités.
TRADE.EASY permet aussi de paramétrer les formalités auxquelles sont soumis les flux de marchandises à l’international, et crée automatiquement des checklists dans le but d’aider le service logistique dans la réalisation de ses tâches quotidiennes. Chaque étape de la procédure d’expédition peut être répertoriée pour garantir à l’équipe de ne rien oublier. Ainsi, le volume d’erreurs est beaucoup plus faible, ce qui permet à l’entreprise de gagner en satisfaction client grâce à des délais mieux respectés et de diminuer ses coûts d’importation et d’exportation.
Le service logistique bénéficie d’une formation délivrée par l’équipe TRADE.EASY pour apprendre à maîtriser la totalité de ses fonctionnalités.
