Afin d’optimiser la gestion de leurs opérations, de plus en plus d’entreprises s’équipent d’un logiciel métier spécialisé et externalisé. Mais en quoi cela consiste exactement ? Quels sont les avantages ? Focus sur ces logiciels spécifiques devenus indispensables à la gestion des entreprises .
Un exemple de logiciel métier : Le logiciel TRADE.EASY
Un logiciel métier répond aux besoins et spécificités techniques d’une entreprise ou d’un métier. Il est souvent conçu sur-mesure suivant un cahier des charges précis. Il a pour objectif d’optimiser la gestion des diverses activités de l’entreprise.
Pour citer un exemple, TRADE.EASY est un logiciel métier dédié spécifiquement aux entreprises de négoce international et aux activités d’import-export. En effet, il permet de centraliser le pilotage et d’optimiser la gestion de leurs activités dans un outil unique intégrant les particularités du commerce international. Les fonctionnalités couvrent plusieurs métiers : tant le commercial avec la création et la gestion des commandes, que le suivi logistique et ses formalités ainsi que le calcul de trésorerie réelle et prévisionnelle.
Ainsi, TRADE.EASY s’articule en 3 modules principaux répondant aux besoins fonctionnels métiers des professionnels du commerce international.
La gestion commerciale
Les contacts (clients, fournisseurs, partenaires) et leurs informations sont référencés dans l’application, ainsi que l’ensemble des produits proposés à l’import ou à l’export, permettant ainsi de créer les offres commerciales et éditer les factures Proforma en quelques clics .
La gestion logistique
Afin de sécuriser le traitement opérationnel des commandes et le suivi logistique des importations et exportations, il est possible de paramétrer dans le logiciel les diverses formalités et autres actions à ne pas manquer tout au long de la chaîne logistique. Vous mettez ainsi en place des workflows de conformité levant les risques de blocage de marchandises, de paiement de surestaries ou encore de rupture d’approvisionnement.
La gestion financière
Les relevés bancaires sont importés dans l’application. Les flux de trésorerie réels et prévisionnels sont calculés automatiquement et permettent d’ anticiper les éventuels creux à venir.
Avec TRADE.EASY, vous bénéficiez d’une vision globale de votre activité. Vous définissez vos indicateurs de suivi et suivez la situation à chaque maillon de votre activité. De plus, TRADE.EASY est une solution sécurisée 100% en ligne, ce qui facilite le travail collaboratif.
Quels sont les avantages à utiliser un logiciel métier ?
S’équiper d’un outil de gestion, c’est faire le choix d’une solution visant à cadrer l’exécution des tâches au quotidien afin de réallouer plus de temps au profit de tâches à plus forte valeur ajoutée.
L’automatisation
L’automatisation est l’action de rendre systématiques des tâches ou des suites d’opérations habituellement manuelles. L’intérêt est de proposer une approche plus efficace et intelligente pour mieux maîtriser les coûts d’exploitation. En outre, le fait d’automatiser améliore l’expérience utilisateur. Les clients bénéficient d’un service de meilleure qualité et d’un service clientèle réactif. L’automatisation des tâches est source de gain de temps et de productivité. Elle renforce également l’image et les performances de l’entreprise.
Gain de temps et de productivité
Lorsqu’il s’agit de piloter votre activité, un simple tableur montre vite ses limites. Il ne permet pas de structurer efficacement l’ensemble de vos données et il est souvent source d’erreurs.
L’utilisation d’un logiciel métier complète et facilite l’activité humaine grâce à l’automatisation et à l’intégration de fonctionnalités spécifiques. Il limite le risque de perte ou d’erreur de données, ce qui est un aspect sécuritaire non négligeable.
Aussi, l’utilisation de ce type d’outils améliore la productivité du personnel et permet d’analyser les performances. Les modules collaboratifs intégrés aux logiciels métier facilitent le transfert d’informations entre les différentes équipes. En outre, les solutions métiers évoluent constamment. Il est généralement possible d’adapter l’utilisation du logiciel en fonction de l’évolution des besoins de l’entreprise en termes de fonctionnalités et/ou de nombre d’utilisateurs Cette maintenance évolutive renforce la valeur ajoutée et la performance de l’entreprise.
Sécurité
La sécurité doit être au cœur de vos décisions, la moindre faille peut être très coûteuse pour l’entreprise. L’utilisation d’un logiciel, en particulier en mode SaaS, offre généralement un niveau de sécurité supérieur à une gestion en interne. Contrairement aux idées reçues, les incidents de sécurité liés aux solutions hébergées en ligne sont en réalité moins nombreux que ceux sur les serveurs sur site. Ces derniers présentent un plus grand risque de perte ou de vol de données (mises à jour tardives, erreur humaine, etc.). La maintenance et la protection des données sont assurées par la duplication et le stockage des données chez des hébergeurs externes.
Finalement, le logiciel métier est une solution s’adaptant à l’entreprise et aux évolutions de son marché. Grâce à leurs développements techniques réguliers, ces outils offrent à l’organisation, des gains de productivité et un avantage concurrentiel majeur.
