Faire du négoce international requiert une grande rigueur et un véritable sens du commerce. Cependant, même si vous êtes doté de ces qualités, vous n’êtes pas à l’abri de certains imprévus, comme les problèmes liés au transport des marchandises ou les difficultés rencontrées avec vos clients ou fournisseurs ou encore les problèmes de comptabilité. Ces cas, s’ils sont mal gérés, peuvent être la cause d’une perte de temps et donc d’argent. Notamment la gestion des factures impayées par vos clients.
En effet, il est courant de voir certains clients ne pas payer leurs fournisseurs. C’est un problème majeur car cela bloque toute la chaîne d’approvisionnement : si le fournisseur n’est pas payé, il aura, lui aussi, des difficultés à régler ses propres fournisseurs.
Les sociétés de négoce doivent de surcroît apporter une attention toute particulière aux pics et aux creux de trésorerie qui peuvent miner leur développement. Alors, comment gérer les impayés ?
1. Soyez prudent : renseignements, assurance-crédit, acompte et affacturage
Mieux vaut prévenir que guérir. Comme le dit bien cet adage, prenez soin de vous renseigner sur vos clients pour savoir s’ils sont sûrs et s’ils ne représentent pas de risque pour votre société. En effet, nombreuses sont les informations que vous pouvez demander ou prélever au préalable, il serait dommage de vous en priver.
La première étape pour lever les a priori, est d’établir un contact direct avec votre client : au mieux un rendez-vous physique, ou sinon un échange téléphonique. Ainsi, vous vous faites une première idée sur celui-ci, et vous commencez à instaurer une relation de confiance.
Rechercher les bonnes informations
Ensuite, il est important de recueillir des informations légales le concernant, comme le numéro Siret si c’est une entreprise française, ou l’équivalent si c’est une entreprise étrangère. Le plus important est de trouver un maximum d’informations de ce type car plus il y en a, plus cela augmentera la crédibilité de votre client. Pour ce faire, vous pouvez vous renseigner sur des sites tels que infogreffe.fr ou société.com.
L’assurance-crédit, un service pratique
Ensuite, pour vous prémunir de tout risque d’impayés, vous pouvez passer par des organismes d’assurance-crédit comme la Coface ou Euler Hermes. C’est une solution de gestion du poste client qui vous préserve de tout risque d’impayé. C’est un service qui intègre trois outils :
- L’information sur la solvabilité financière de vos clients et prospects,
- Le recouvrement des impayés,
- L’indemnisation des créances garanties.
L’avantage de l’assurance-crédit est que vous vous protégez contre les impayés et donc contre un possible arrêt des activités dû aux clients mauvais payeurs. Le revers de la médaille est que votre rentabilité sera amputée du coût de cette assurance.
L’acompte, signe d’engagement
Autre point important, si vous voulez vous assurer de l’engagement de votre client, vous pouvez lui demander un acompte. En effet, cet acompte est une clause qui conditionne au préalable votre prestation. Mais faites attention aux prix que vous proposez. Par exemple, si votre acompte est de 50% pour un contrat très important, vous risquez de faire fuir le client et de perdre la vente. Si le montant de votre prestation est élevé, il sera préférable de proposer plusieurs acomptes afin de faciliter le processus de paiement.
L’affacturage, pour les cas difficiles
Enfin, si vous voulez vous prémunir de tout risque d’impayé, vous pouvez aussi faire de l’affacturage auprès d’un établissement de crédit spécialisé : le factor. Les établissements bancaires tels que Société Générale, BNP Paribas ou encore HSBC proposent ce service. Cette dernière solution consiste à céder vos créances à un organisme financier, que l’on appelle le factor. En échange de cette cession l’organisme financier vous verse une partie du montant des factures cédées. Ainsi, l’affacturage permet de s’affranchir des problèmes de recouvrement, c’est le factor qui en a la charge une fois la créance cédée. L’affacturage doit être utilisé uniquement en cas de problème de trésorerie immédiat ou pour des clients qui payent toujours en retard.
2. Réagissez : relances, reports, requêtes…
Maintenant, si votre client ne daigne toujours pas vous payer, pas de panique, il y a toujours une solution.
La relance, première étape indispensable
La première est tout simplement de le relancer par téléphone ou par mail afin de lui rappeler la facture qui est en attente de paiement. Bien souvent, il suffit de deux ou trois relances pour qu’il vous règle, cela étant dû à un oubli de sa part.
Astuce : Pour savoir qui relancer et quand, sachez que TRADE.EASY propose une to do list intelligente vous rappelant les actions à effectuer pour vos clients et vos fournisseurs. De plus, grâce à la fonction « mail de suivi client », vous pouvez relancer vos clients par mail directement à partir de TRADE.EASY.
Si votre client vous annonce qu’il est dans l’incapacité de vous payer dans les temps et que vous devez de l’argent à vos fournisseurs, essayez de vous arranger directement avec ces derniers pour reporter le paiement. Souvent la relation que l’on entretient avec ses fournisseurs est une relation de longue date et donc de confiance.
Astuce : Pour avoir de la visibilité sur votre trésorerie, le tableau de trésorerie et la balance âgée dans TRADE.EASY vous permettent d’anticiper les pics et les creux de trésorerie, mais aussi de voir à qui vous devez de l’argent et qui vous en doit. Vous pourrez ainsi agir auprès des bons interlocuteurs aux moments opportuns.
Enfin, si vous ne parvenez toujours pas à vous faire payer, il reste deux solutions, plus radicales. Seulement ces dernières demandent d’entreprendre des démarches qui peuvent se révéler chronophages et coûteuses.
La requête en injonction de payer
La première est de faire une requête en injonction de payer, c’est-à-dire que vous vous adressez à un huissier pour lancer une procédure de recouvrement de créance, ou à un juge pour demander une injonction de payer. Pour engager une telle procédure, il n’y a pas de montant minimum requis. C’est une procédure rapide et peu onéreuse. Cependant elle ne peut pas obliger votre client à payer car celui-ci peut faire une opposition à cette requête.
L’assignation en justice
Si la requête en injonction de payer échoue, vous devrez faire une assignation en justice pour que votre client comparaisse devant le juge afin qu’il soit condamné à payer le montant dû. Or, cette procédure est plus longue et plus coûteuse; elle est ainsi plus adaptée pour résoudre un litige par voie judiciaire lorsque les positions du vendeur et de l’acheteur sont inconciliables.
Nous vous souhaitons évidemment de ne pas en arriver là ! Prenez donc bien toutes les mesures annoncées précédemment pour éviter ces litiges et dealer l’esprit serein.
