Nos conseils pour organiser et sécuriser le suivi de votre logistique en import-export

Dans le monde du commerce international, où les marges sont souvent serrées et la concurrence féroce, la maîtrise de la chaîne logistique est un facteur clé de succès. Un suivi défaillant de vos opérations d’import-export peut engendrer des retards de livraison, des dommages aux marchandises, des litiges avec les clients et, en fin de compte, des pertes financières importantes.

A contrario, une logistique import-export bien orchestrée se traduit par des clients satisfaits, une optimisation des coûts et une image renforcée de l’entreprise.

Pour vous aider à relever ce défi, les experts de TRADE.EASY vous livrent les clés d’un suivi logistique optimal et sécurisé, gage de votre réussite sur la scène internationale.

Travaillez avec des partenaires de confiance : Fournisseur, Transport, Douane, Assurance…

Dans le monde complexe de l’import-export, la confiance entre les acteurs de la chaîne logistique est cruciale. Collaborer avec des partenaires fiables, tels que fournisseurs, transporteurs et agents de douane, garantit une gestion sécurisée des marchandises et minimise les risques de retards ou de dommages. Cette relation de confiance permet également de bénéficier d’une expertise précieuse sur les réglementations et les pratiques commerciales, d’optimiser les coûts grâce à des négociations avantageuses et d’assurer une communication transparente. Des partenaires réactifs et adaptables sont essentiels pour gérer les imprévus et maintenir la satisfaction des clients. En somme, la confiance est le pilier d’une chaîne logistique performante et du succès durable dans l’import-export. Cela permet de garantir la livraison des marchandises dans les meilleures conditions, en respectant les délais et les attentes des clients.

Pour atteindre ces objectifs, des solutions logicielles sont recommandées. Votre entreprise peut investir dans des outils de communication adaptés pour entretenir des relations de confiance. Vous pouvez également vous appuyer sur des outils collaboratifs pour simplifier l’échange d’informations et de données.

Assurez-vous de disposer des informations nécessaires sur les commandes à exécuter à l’international

En fonction de la taille de votre entreprise et de l’organisation de vos équipes, il se peut que la partie commerciale soit « détachée » de l’équipe logistique.
Généralement, l’équipe logistique prend la main sur les affaires validées par l’équipe Sales.

La liste des informations essentielles

La force commerciale prospecte, source, négocie et valide les commandes. La bonne exécution de ces commandes d’import-export par la team logistique nécessite avant tout la réception de toutes les informations nécessaires :

• Informations client : Nom complet, adresse exacte, coordonnées de contact et instructions de livraison spécifiques.
• Informations fournisseur : Nom de l’entreprise, adresse complète, coordonnées et délais de livraison convenus.
• Détails des produits : Description précise des articles commandés, quantité exacte, emballage adéquat, poids, volume précis, Code produit (SKU ou référence interne), Numéro de lot (si applicable)
• Conditions Incoterms : Définition claire des responsabilités et des frais partagés entre l’acheteur et le vendeur, code incoterm.
• Pays d’origine et de destination : Identification précise pour une gestion optimale des formalités douanières et des réglementations commerciales, code douane du pays d’origine et du pays de destination.
• Instructions d’expédition : Mode de transport choisi, nom du transporteur, date d’expédition estimée (ETD) et date d’arrivée estimée (ETA), le numéro de suivi sur l’étiquette, tarif d’expédition.

Centraliser les informations

La centralisation de ces informations vous permettra de :

• Suivre efficacement le statut de vos commandes à chaque étape de la chaîne d’approvisionnement.
• Identifier et résoudre rapidement les problèmes potentiels tels que les retards, les erreurs d’expédition ou les problèmes de douane.
• Communiquer des informations précises à vos clients concernant l’état de leurs commandes.
• Respecter les réglementations internationales en matière de commerce et de douane.

Les mesures à mettre en place

La mise en place de procédures détaillées et leur application sont essentielles pour assurer une communication fluide entre vos équipes. Des outils comme TRADE.EASY import-export facilitent ce travail collaboratif et garantissent la précision des informations échangées. Avec un accès immédiat à toutes les données et documents, ces outils sont indispensables à mesure que votre entreprise grandit. Ils permettent d’améliorer l’efficacité, de réduire les erreurs et d’augmenter la satisfaction client.

Définissez vos process pour prévenir les risques tout au long de la chaîne logistique

Le commerce international présente des défis significatifs en termes de gestion des risques, notamment liés aux fluctuations des marchés, aux réglementations complexes et aux multiples variables impliquées dans le transport de marchandises à travers le monde. Voici comment mettre en place des processus efficaces pour sécuriser votre chaîne logistique internationale et minimiser les risques associés.

Risques Logistiques Internationaux à Identifier

• Fluctuations des Devises : Les variations des taux de change peuvent affecter les coûts d’achat, de transport et de vente des marchandises, impactant ainsi la rentabilité des transactions.
  
• Problèmes de Transport : Retards, perte ou dommages des marchandises pendant le transit peuvent compromettre les délais de livraison et la satisfaction client.
  
• Non-Conformité Réglementaire : Chaque pays a ses propres règles douanières et exigences réglementaires. Ne pas respecter ces normes peut entraîner des retards, des amendes ou même la confiscation des marchandises.
  
• Sécurité des Marchandises : Risques de vol, de sabotage ou de détérioration des produits pendant le transport, nécessitant des mesures de sécurité adéquates.

Processus pour Gérer les Risques Logistiques

Pour prévenir et gérer efficacement ces risques, voici les étapes clés à suivre dans la gestion de votre chaîne logistique internationale :

• Élaboration de Modèles de Documents : Créez des modèles standardisés pour les documents logistiques tels que les factures, les bons de livraison, et assurez-vous qu’ils sont conformes aux réglementations locales et internationales.
  
• Centralisation et Sécurisation des Documents : Utilisez des systèmes de gestion documentaire comme TRADE.EASY pour centraliser et sécuriser tous les documents importants, facilitant ainsi l’accès et la gestion efficace des informations critiques. La liasse documentaire à l’export est complexe et doit être gérée rigoureusement !
  
• Mise en Place d’un Suivi en Temps Réel : Adoptez des technologies de suivi avancées pour surveiller l’état des expéditions en temps réel, permettant une intervention rapide en cas de problèmes ou de retards.
  
• Définition de Procédures pour la Gestion des Incidents : Établissez des protocoles clairs pour gérer les incidents potentiels tels que les dommages aux marchandises, les retards de livraison ou les problèmes douaniers, assurant ainsi une réponse rapide et efficace.
  
• Sécurisation des Données : Mettez en place des mesures de sécurité robustes pour protéger les données sensibles liées aux transactions et aux informations client.

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En savoir plus

Utilisation de TRADE.EASY import-export pour une gestion optimale

TRADE.EASY simplifie la gestion des risques en automatisant les processus logistiques et en fournissant des fonctionnalités avancées pour la gestion documentaire et le suivi des expéditions.  Ce logiciel de gestion logistique spécialisé dans le commerce international, vous permet de paramétrer la gestion de ces formalités et génère automatiquement votre To-Do list logistique, datée et organisée. D’un coup d’œil, vous connaissez vos tâches, visualisez vos éventuels retards, et pouvez vérifier les évaluations de chaque processus. Vous savez ainsi quel expéditeur est responsable de chaque envoi et pouvez suivre les paiements et les documents nécessaires pour chaque lieu de transit. 

Documents : élaborez vos modèles et centralisez-les

La gestion efficace des documents est cruciale dans la logistique internationale, où une variété de formalités douanières et réglementations spécifiques doivent être respectées. Voici comment vous pouvez organiser et sécuriser vos documents pour chaque transaction, améliorant ainsi l’efficacité et l’image de votre entreprise.

Standardisation des Modèles de Documents

Pour optimiser la gestion des documents logistiques, il est crucial de définir des modèles clairs pour chaque type de document, tels que la facture pro forma, les factures, le Bill of Lading, la liste de colisage, les certificats, la lettre de crédit, ainsi que les lettres de transport international comme la LTA, la lettre de transport maritime et la LVI. Chaque modèle doit être structuré avec toutes les informations nécessaires comme les détails de la commande, les spécifications des produits, les adresses de livraison et de facturation, et les conditions de paiement, pour faciliter la lecture et réduire les erreurs lors de leur préparation.

Accessibilité et Centralisation des Documents

Centraliser les documents numériques dans un système sécurisé assure un accès rapide et facile à toute l’équipe logistique, facilitant ainsi la transmission aux autorités douanières ou aux clients si nécessaire. Assurez-vous que les documents sont correctement remplis et accessibles pour simplifier le suivi des envois et garantir la conformité aux réglementations internationales. L’utilisation d’étiquettes et de timbres standardisés et préparés à l’avance est essentielle pour les envois internationaux.

Utilisation de TRADE.EASY pour une Gestion Documentaire Optimisée

TRADE.EASY simplifie la gestion des documents logistiques avec des modèles personnalisés et une centralisation numérique, améliorant l’efficacité opérationnelle et assurant la conformité aux réglementations internationales, pour une satisfaction client optimale et une croissance durable.

Faites le choix d’outils adaptés pour sécuriser vos actions et gagner en productivité

De nombreux outils de gestion aident à structurer votre activité, sécuriser vos données et optimiser vos tâches. Ces logiciels, adaptés à divers secteurs, offrent de nombreux avantages à moindre coût. Parmi les outils disponibles sur le marché, le logiciel TRADE.EASY vous permet de gérer de bout en bout vos activités à l’international.

Des fonctionnalités adaptées au suivi de vos opérations logistiques à l’international :

La solution TRADE.EASY, développée en France, permet aux entreprises de négoce international, d’import-export et de distribution de gérer leurs commandes à l’international de bout en bout. Elle couvre tous les aspects, de la gestion commerciale au suivi de la trésorerie, en passant par le suivi logistique.

Gestion commerciale

TRADE.EASY simplifie la gestion commerciale en créant rapidement des commandes avec intégration des incoterms. Une calculette aide à définir le prix de vente selon le taux de marge désiré et vos coûts prévisionnels. Personnalisez facilement les proformas générées et suivez automatiquement les commandes validées en logistique pour leur expédition. Si vous utilisez déjà un logiciel de gestion des commandes, TRADE.EASY peut s’y connecter pour gérer la logistique internationale.

Workflow de conformité

TRADE.EASY automatise les formalités douanières et réglementaires pour chaque commande et expédition. Tous les documents, comme les factures, les documents de transport et d’assurance, sont centralisés dans l’outil.

Gestion des expéditions

L’outil simplifie le suivi du transport et le pilotage des expéditions internationales. Il met à jour en temps réel les dates de départ et d’arrivée (ETD et ETA), affiche le temps de transit et l’impact carbone, et localise les conteneurs.

Incoterms

TRADE.EASY intègre les incoterms dès la création des commandes pour clarifier les responsabilités de transport et de risques. Il peut également se connecter à d’autres logiciels de gestion de commandes pour une prise en charge complète de la logistique internationale.

Gestion de la trésorerie : L’outil calcule les flux de trésorerie réels et prévisionnels grâce à l’import des relevés bancaires et au rapprochement bancaire. Il permet de visualiser les encaissements et décaissements via la balance âgée.

Les avantages d’un logiciel de gestion pour vos opérations à l’international

En adoptant des outils adaptés, vous pouvez :

• Automatiser des tâches manuelles telles que la création de documents, la saisie de données et le suivi des expéditions.
• Centraliser les informations en un seul endroit, accessible à toutes les parties prenantes.
• Sécuriser vos données sensibles grâce à des mesures de protection robustes.
• Améliorer la visibilité sur l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement en temps réel.
• Prendre des décisions plus éclairées basées sur des données précises et exploitables.

Contactez-nous pour en savoir plus sur ce que TRADE.EASY peut vous apporter !

Conclusion

En plus des conseils mentionnés ci-dessus, il est important de se tenir informé des réglementations et des pratiques en constante évolution du commerce international.

Vous pouvez également envisager de faire appel à un consultant en logistique expérimenté pour vous aider à mettre en place des processus et des systèmes efficaces pour votre entreprise.

En prenant les mesures nécessaires pour organiser et sécuriser votre suivi logistique, vous pouvez vous assurer que votre entreprise est bien positionnée pour réussir sur le marché international.